電子メール配信+情報(回答)集計システム情報集配信

  • 電子メール一括送信(1会員 2アドレスまで可)
  • 電子メールに添付ファイル送信
  • アンケート依頼と回答の集計
  • 安否確認システム
  • 送信・回答結果データを連携活用

「会員様にとって連絡をもっと便利に」
「事務局様にとって運用(確認・集計)をより円滑に」

 情報集配信システムを通じて、より良い交流とコミュニケーションサービスを提供し、業務に係る負荷軽減を目指します。

システムの機能

 システム基本機能として下記を可能とします。

  • 情報集配信システムは、現在管理されている会員情報をWebサーバに取込み、一括メール送信を可能とします。
  • 情報集配信システムで利用する会員情報は、会員管理システム(基幹業務)に登録されているデータやExcel等で管理しているデータを利用しますのでデータの重複登録がなく、また一元管理が可能です。
  • 情報集配信システムは、インターネットに接続できる環境があれば、何処からでも利用可能です。
  • 情報集配信システムの全てのデータは、データ出力が可能です。
  • 電子メール送信時に添付ファイルを付けて送信する事ができますので、会報や通知文書を送る事ができます。

1.一括メール送信

 回答が5つまで設置することができますので、アンケートや出欠席の確認にも利用できます。
 安否確認システムとしても利用できます。
 取り込んだデータをメンテナンスすることが可能です。
 取込みデータは、2種類保持する事が可能です。(ex:テスト用と本番用など)
 送信時に送信したい会員様の選択や除外をすることが可能です。
 配信回数や最終送信日時、最終受信日時を会員別に確認する事が可能です。

2.1会員 2アドレスまで 一括メール送信

 2アドレスまで送信可能です。(ex:携帯とPCなど)

3.添付ファイル付 一括メール送信

 1.のメールにファイルを添付して送信する事が可能です。(10ファイルまで、容量10M)

4.各種アンケート収集

 5つの回答まで設定する事が可能です。
 情報集配信システムで「停止」をするまで何度でも収集可能です。

5.安否確認

 回答1に設定した設問は、集計画面で強調表示されますので、早期アクションが可能です。
 定期・不定期での試験送信が可能です。

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会員様のメリット

 事務局への連絡やFAX・郵便物、書類の受け取りなど煩雑に感じる事はないでしょうか。

 情報集配信システムにより

  • 会議や研修会の出欠席の返答がボタンクリックのみで完了できます。
  • 案内に対する返答用に郵便物を作成・FAXでの送付など無くなります。
  • 届いた郵便物・FAXなど管理や紛失が無くなります。
  • 事務局への書類引き取りに出かける必要等が無くなります。
  • 2アドレスまで登録できるため、外でも受信が可能です。
  • しかも、新しい機器など不要で今お使いのパソコン、スマートフォンで利用できます。

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事務局様のメリット

 会員様からの連絡取次が上手くいかない事がありませんか。

情報集配信システムにより

  • 添付ファイルのメール送信が可能ですので、多数の会員様への郵便封筒作成の業務が軽減されます。
    また、直接配布や郵送している場合も業務が軽減されます。
  • アンケート集計が可能ですので、会議や研修会の出欠席取り纏め業務が軽減されます。
    リアルタイムに集計状況が閲覧でき、返信のない会員様への対応が可能です。
  • システムに履歴が残りますので、到着・未着や紛失等が無くなり対応作業が軽減されます。
  • しかも、特別な機器を使用せず、現在利用されているパソコン、スマートフォンを利用したシステムですので、安価にサービス提供を致します。

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情報集配信システム概要図

 構成:クラウド上でサービスを運用します。

グループマスターへの送信

  • 社外からの利用が可能です。(PC、スマートフォン、タブレット 利用可能)
  • 緊急時など事務局担当者様が社外にいる場合、インターネットに接続できる環境があれば何処からでも利用頂けます。

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システムメニュー構成

No. メニュー名 種類 内容
1 会員データの作成 別システム 別システムの会員基本情報で保持する、メールアドレス2件、会員No、会員氏名をファイル出力し、Webサーバで利用できる様に準備します。(不定期、操作指示時)
2 会員データ取込み
/Webサービス
画面・バッチ アップロードされた会員データをWebサーバに取り込みます。
※①一時使用、②繰り返し使用のどちらかを指定
3 会員メールアドレス参照
/Webサービス
画面 Webサーバで保持する会員情報(会員No、氏名、メールアドレス)の参照画面です。
4 メール作成・送信
/Webサービス
画面・バッチ メールを作成し送信します。(随時)
文面については、前回の文面を初期値として表示後に修正可能とします。
送信不要の会員を対象外(一時的に除外)にできるようにします。
5 応答状況参照
/Webサービス
画面 会員様の応答状況を参照した時点の閲覧画面です。(リアルタイム)
6 送信エラーメール参照
/Webサービス
画面 エラーメールとして返信されたメールをリスト形式で表示します。
未登録のアドレスからの送信についても収集します。
7 メール再送信
/Webサービス
画面 未回答メールを再送信します。親となる元送信メールに付随する会式で送信可能とします。
8 送信履歴・返信状況履歴参照
/Webサービス
画面 過去の送信履歴・会員様からの返信状況の履歴参照画面です。
送信メール単位の履歴毎に表示します。
条件設定による絞り込み、集計など簡易編集を可能とします。
データは、Excel・CSV形式でダウンロード出力可能とします。
9 ログイン画面・認証機能
/Webサービス
画面 システムにログインする際に、ユーザIDとパスワードを入力する画面です。
IDとパスワードによる認証機能を保持します。
10 ユーザID・パスワード設定
/Webサービス
画面 項番9で利用するユーザIDとパスワードを設定、登録管理する画面です。

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業務システムとの連携

 お使いの「基幹業務システム」との連携が可能となります。

基幹業務システムからのデータ連携

 基幹業務システムから出力された会員データを情報集配信システムで取り込み利用する事が可能です。
Excel等で管理している会員データも利用する事が可能です。

情報集配信システムからのデータ出力

 情報集配信システムの各種データ(送信結果、アンケート集計結果、会議等の出欠席結果、安否確認集計結果)は出力可能です。出力したデータを別システムで活用頂けます。

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セキュリティについて

  • 利用に当たり、ユーザID/パスワード認証を行いますので、許可された方以外には利用不可能とします。
  • 情報集配信システムのURLは非公表(利用者のみ通知)であり、知りえる方以外は利用不可能とします。
  • セキュリティで管理されたデータセンターの機器を利用したクラウドサービスを利用しますので安心です。

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費用について

 システムの利用には、初期費用と月額費用が必要となります。

「初期費用」

  • 現状調査ヒヤリング
  • 情報集配信システム費
  • 初期設定費
  • テスト(サーバ)
  • 追加要望事項のカストマイズ費
  • 導入支援(システムの説明、運用のフォロー)

「月額費用」

  • レンタルサーバ費
  • 保守サービス費

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